POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH BARONY UNION
Polityka prywatności i opis przetwarzania danych osobowych w Związku Zawodowym Bára.
Podmiot odpowiedzialny
Administratorem danych jest związek zawodowy Báran, numer rejestracyjny 460172-2259, z siedzibą przy Austurvegur 56 w Selfoss. Związek zawodowy Báran odpowiada za gromadzenie i rejestrację danych osobowych oraz przetwarzanie tych danych w ramach działalności stowarzyszenia. Z związkiem można skontaktować się pod numerem telefonu 480-5000 lub wysyłając wiadomość e-mail na adres baran@baran.is.
Cel przetwarzania danych osobowych
Związek zawodowy „Báran” gromadzi dane osobowe wyłącznie w celu realizacji swoich zadań zgodnie z przepisami prawa, układami zbiorowymi oraz statutem i regulaminem związku.
Cele działalności związku zawodowego są wielowymiarowe, ale zasadniczo sprowadzają się do następujących:
Opracowanie programu postulatów w imieniu członków
Po pierwsze, celem przetwarzania danych przez związek zawodowy jest sformułowanie stanowiska negocjacyjnego w sprawie układów zbiorowych związku zawodowego „Bára”. W tym celu wykorzystuje się informacje dotyczące wynagrodzeń członków, uzyskane od t.m.in. poprzez analizę kwot składek zwracanych stowarzyszeniu, przy czym wszystkie dane umożliwiające identyfikację osób są wcześniej usuwane. Negocjowanie układów zbiorowych stanowi jedną z głównych funkcji stowarzyszenia, a informacje te mają kluczowe znaczenie dla sformułowania postulatów w imieniu jego członków. Przetwarzanie danych osobowych opiera się na art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
Świadczenie określonych usług zgodnie z przepisami i regulacjami obowiązującymi w firmie.
Po drugie, celem przetwarzania danych przez związek zawodowy jest świadczenie usług na rzecz członków „Bárún” – związku zawodowego zajmującego się konkretnymi usługami – zgodnie z rolą związku „Bárún” określoną w statucie i regulaminie stowarzyszenia. Usługa ta polega na m.a. realizowana jest ze środków stowarzyszenia: funduszu chorobowego, urlopowego, szkoleniowego i strajkowego, gdy od członka wymagane są konkretne informacje niezbędne do rozpatrzenia jego sprawy.
Służba ta zajmuje się również sprawami kierowanymi do stowarzyszenia przez jego członków, dotyczącymi wynagrodzeń i warunków pracy, a także ma na celu zapewnienie, by pracodawcy i ich pracownicy przestrzegali obowiązujących przepisów prawa oraz układów zbiorowych. Sprawy dotyczące zatrudnienia opierają się przede wszystkim na informacjach, o których przekazanie proszony jest członek, aby sprawa mogła zostać rozpatrzona i załatwiona w jego imieniu.
W takich przypadkach przetwarzanie danych osobowych opiera się przede wszystkim na zgodzie członka – zob. pkt 1. art. 9 pkt 9 oraz art. 11 ust. 1 pkt 1 ustawy o danych osobowych, a ponadto, w stosownych przypadkach, na art. 11 ust. 1 pkt 2 i 4 ustawy o danych osobowych, jeżeli informacje te uznaje się za wrażliwe w rozumieniu tej ustawy.
Wypełnienie obowiązku prawnego
W niektórych przypadkach celem przetwarzania danych przez związek zawodowy jest wypełnienie obowiązku prawnego. Na przykład zgodnie z art. 7 ust. 1 lit. b) ustawy nr 97/2002 o prawach pracowniczych cudzoziemców do celów rozpatrzenia wniosku o wydanie tymczasowego zezwolenia na pracę konieczne jest przedłożenie zaświadczenia od właściwego związku zawodowego lub krajowej federacji pracowników najemnych. W przypadkach, gdy związek zawodowy jest proszony o wydanie opinii, stanowisko w sprawie zezwolenia na pracę jest zajmowane na podstawie informacji przekazanych związkowi, a w niektórych przypadkach – informacji uzyskanych przez związek od organów publicznych. Ponadto mogą zostać uwzględnione dane uzyskane przez inspektora pracy zrzeszonego w związku zawodowym podczas kontroli w miejscu pracy zgodnie z ustawą nr 42/2010 o certyfikatach i kontrolach w miejscu pracy oraz na podstawie umów zawartych zgodnie z tą ustawą. Przetwarzanie opiera się również na art. 9 pkt 3 ustawy o danych osobowych oraz, w stosownych przypadkach, na art. 11 ust. 1 pkt 2 i 4 tej ustawy, jeżeli informacje są uznawane za wrażliwe w rozumieniu ustawy.
Przetwarzanie danych statystycznych
Ponadto związek zawodowy Báran gromadzi informacje od użytkowników swojej strony internetowej (pliki cookie), takie jak dane przesyłane przez przeglądarkę, które mogą obejmować informacje takie jak adres IP, typ i wersję przeglądarki, informacje o tym, co jest przeglądane na stronie, datę i godzinę wizyty, czas spędzony na tych stronach oraz inne dane. Związek Zawodowy Báran zastrzega sobie prawo do tworzenia anonimowych zestawień statystycznych oraz innych informacji pochodnych, które bez wątpienia nie pozwalają na identyfikację konkretnej osoby, oraz do wykorzystywania ich w ramach działalności organizacji.
Jakie dane osobowe przetwarza firma i kogo dotyczą?
Osoby zarejestrowane w związku zawodowym to jego członkowie, osoby korzystające z usług związku oraz osoby, w odniesieniu do których przedstawiono referencje w związku z wnioskiem o pozwolenie na pracę. Ponadto stowarzyszenie ma dostęp do informacji z Krajowego Rejestru Osób i Przedsiębiorstw, a także do informacji dotyczących swoich pracowników. Stowarzyszenie gromadzi również informacje od użytkowników za pośrednictwem swojej strony internetowej (pliki cookie).
Informacje pochodzą od samych członków, od pracodawców oraz – w przypadkach, gdy pracownicy upoważnili stowarzyszenie do uzyskiwania informacji – na przykład od pracodawców, funduszy emerytalnych, instytucji edukacyjnych, Urzędu Pracy i placówek służby zdrowia.
Związek zawodowy Báran podkreśla, że gromadzenie danych osobowych nie wykracza poza zakres niezbędny w danym momencie do wypełnienia zadań powierzonych związkowi na mocy przepisów prawnych, układów zbiorowych oraz własnego statutu i regulaminu związku. Jednakże Báran musi przetwarzać pewne dane osobowe, aby wypełniać swoją rolę; główne pozycje zostały wymienione poniżej.
Historia pakietu Premium
Związek zawodowy „Báran” ma dostęp do historii składek członka opłacanych na rzecz związku, a tym samym do informacji dotyczących warunków jego zatrudnienia u danego pracodawcy, a także do danych wskazujących, czy inna strona – np. Fundusz Macierzyński i Ojcowski lub Urząd ds. Zasiłków dla Bezrobotnych – opłacała za tego członka składki na rzecz związku.
Pomoc w kwestiach wynagrodzenia i warunków pracy
Związek zawodowy Báran gromadzi informacje o tym, czy dany członek zwrócił się do związku o pomoc w sprawie sporu dotyczącego warunków zatrudnienia, w tym niezapłaconych wynagrodzeń lub zwolnienia. W takich przypadkach rutynowo żąda się, w zależności od sytuacji, odcinków wypłat, umów o pracę, wyciągów bankowych, zaświadczeń urzędu skarbowego o potrąceniach u źródła, umów najmu, kart ewidencji czasu pracy oraz innych informacji. Członek samodzielnie pozyskuje odpowiednie informacje i przekazuje je związkowi zawodowemu lub, w wyjątkowych okolicznościach, udziela związkowi pełnomocnictwa, jeśli zwróci się on z prośbą o pomoc w uzyskaniu dowodów.
Wnioski o przyznanie środków z funduszu stowarzyszenia
Związek zawodowy „Báran” przechowuje informacje dotyczące tego, czy dany członek złożył wniosek o dotację z funduszu związkowego, funduszu zasiłków chorobowych, funduszu urlopowego, funduszu strajkowego lub funduszu szkoleniowego. Związek zawodowy Báran przechowuje informacje dotyczące tego, o jaką dotację złożono wniosek, a także pokwitowania wypłat i kwoty. Związek posiada również informacje o tym, czy członek złożył wniosek o zasiłek chorobowy z funduszu chorobowego związku z powodu choroby lub innych okoliczności, o wysokości wypłaty oraz o wszystkich dokumentach towarzyszących takiemu wnioskowi, np. zaświadczeniu lekarskim, akcie urodzenia lub zgonu, zaświadczenie o zasiłku chorobowym oraz zaświadczenie od pracodawcy dotyczące dni chorobowych pracownika. Informacje z rejestru członków dotyczące opłacania składek członkowskich na rzecz stowarzyszenia są następnie wykorzystywane do weryfikacji uprawnień oraz, w stosownych przypadkach, wysokości świadczeń zgodnie z regulaminami funduszy stowarzyszenia.
Rejestrowane są również informacje dotyczące tego, czy członek nabył bony rabatowe, wynajął dom wakacyjny lub skorzystał z innych świadczeń oferowanych przez związek. Rejestruje się również, czy członek został umieszczony na czarnej liście z powodu niewłaściwego traktowania domu wakacyjnego należącego do związku.
Informacje z Krajowego Rejestru
Stowarzyszenie ma dostęp do informacji zawartych w Krajowym Rejestrze dotyczących swoich członków. Obejmują one ich adresy zamieszkania, stan cywilny, obywatelstwo oraz numer ewidencyjny.
Rejestr członków
Rejestr członków zawiera dane kontaktowe członków, np. imię i nazwisko, numer ubezpieczenia społecznego, adres e-mail, numer telefonu, obywatelstwo oraz adres zamieszkania, które przekazali oni związkowi zawodowemu Bárunni, na przykład przy ubieganiu się o dotacje, domy wakacyjne lub inne usługi oferowane przez związek. Informacje zawarte w rejestrze członków są wykorzystywane wyłącznie na potrzeby związku, np. do przeprowadzania badań płacowych na potrzeby układów zbiorowych oraz w innych podobnych celach.
Członkowie mogą zrezygnować z wykorzystywania swoich danych kontaktowych do nawiązywania z nimi kontaktu w imieniu związku, np. w celu przeprowadzenia ankiet dotyczących wynagrodzeń, wysyłając wiadomość e-mail na adres baran@baran.is.
Usunięcie danych osobowych
Podstawową zasadą funkcjonowania związku zawodowego Báran jest przechowywanie danych osobowych nie dłużej, niż jest to konieczne do realizacji zadań związku, chyba że istnieje wynikający z przepisów prawa lub umowy obowiązek przechowywania tych danych przez dłuższy okres.
Informacje nie są ujawniane osobom trzecim, chyba że członek złożył pisemny wniosek w tej sprawie i wyraził na to zgodę w formie pisemnego pełnomocnictwa, chyba że zezwala na to prawo lub wymaga tego postanowienie sądu.
Osoba zarejestrowana ma prawo żądać od związku zawodowego usunięcia dotyczących jej danych osobowych bez zbędnej zwłoki, jeżeli zachodzi jedna z poniższych okoliczności:
- Dane osobowe nie są już niezbędne do realizacji celu, w jakim zostały zebrane lub w inny sposób przetworzone.
- Osoba, której dane dotyczą, wycofuje zgodę, na której opiera się przetwarzanie, a nie istnieje żadna inna podstawa prawna dla tego przetwarzania.
- Osoba, której dane dotyczą, zgłasza sprzeciw wobec przetwarzania zgodnie z przepisami o ochronie danych, a nie istnieją żadne uzasadnione podstawy przetwarzania, które miałyby pierwszeństwo.
- Dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na związku zawodowym na mocy przepisów prawa.
Przetwórcy zrzeszeni w związkach zawodowych
Tutaj można znaleźć informacje na temat głównych podmiotów przetwarzających dane w związku zawodowym Bárunnar, a także o tym, jakie operacje przetwarzania są przeprowadzane i jakie dane są przetwarzane.
- Oprogramowanie DK obsługuje systemy członkostwa i księgowości klubu.
- Dorado prowadzi program „Frímann” – firmowy program wakacyjny i rabatowy.
- Firma TRS ehf. zajmuje się hostingiem strony internetowej oraz konfiguracją systemów komputerowych i usług w chmurze, w tym firmowych adresów e-mail i systemu telefonicznego.
- Onesystem Iceland – obsługuje system zarządzania sprawami w firmie.
- Fundusz Emerytalny Festa pobiera składki od przedsiębiorstwa.
- Za ochronę i bezpieczeństwo odpowiadają firmy Securitas i Öryggismiðstöðin.
Poufność i obowiązek zachowania poufności przez pracowników związku zawodowego Bárún
Pracownicy stowarzyszenia są poinformowani o przepisach dotyczących ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych oraz o tym, jak wdrażać przepisy dotyczące ochrony danych.
Wszyscy pracownicy są zobowiązani do zachowania poufności, a obowiązek ten obowiązuje również po zakończeniu stosunku pracy. Przy podpisywaniu umowy o pracę wszyscy pracownicy podpisują umowę o zachowaniu poufności. Pracownicy muszą zachowywać całkowitą bezstronność w pracy na rzecz firmy i nie mogą podejmować żadnej dodatkowej pracy, która mogłaby w jakikolwiek sposób naruszyć poufność związaną z ich obowiązkami.
Aby zapewnić właściwe postępowanie pracowników związku zawodowego Bárunnar w trakcie wykonywania obowiązków służbowych, związek ustanowił regulamin i zasady postępowania, które mają zastosowanie do wybranych przedstawicieli związku oraz wszystkich pracowników. Regulamin i zasady postępowania stanowią podstawę relacji z członkami i klientami.
Ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa
Poniżej przedstawiono opis środków bezpieczeństwa wprowadzonych przez związek zawodowy w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych, np. stosowanie pseudonimów i szyfrowania, zgodnie z art. 27 ustawy o ochronie danych osobowych.
- Związek zawodowy „Báran” przywiązuje dużą wagę do zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych swoich członków.
- Związek zawodowy Báran zapewnia, że wszystkie dane osobowe są przetwarzane zgodnie z ustawą o przetwarzaniu danych osobowych nr 90/2018.
- Związek zawodowy „Báran” podkreśla, że gromadzenie danych osobowych nie będzie wykraczać poza zakres niezbędny w danym momencie do wypełnienia zadań powierzonych związkowi na mocy przepisów prawnych, układów zbiorowych oraz jego własnego statutu i regulaminów.
- Polityka związku zawodowego Bárunnar polega na gromadzeniu i przetwarzaniu jak najmniejszej ilości danych osobowych, aby zapewnić świadczenie usług, do których związek jest zobowiązany wobec swoich członków.
- Podstawową zasadą funkcjonowania związku zawodowego Báran jest przechowywanie danych osobowych nie dłużej, niż jest to konieczne do realizacji zadań związku, chyba że istnieje wynikający z przepisów prawa lub umowy obowiązek przechowywania tych danych przez dłuższy okres.
- Związek zawodowy „Báran” gwarantuje, że nie będzie wykorzystywał danych dotyczących swoich członków do żadnych celów innych niż cele związku, ani w sposób nieodpowiedzialny, niezgodny z zasadami bezpieczeństwa lub niezgodny z prawem.
- Związek zawodowy „Báran” dba o to, by pracownicy związku przeszli odpowiednie szkolenie w zakresie przetwarzania danych osobowych, tego, czym są wrażliwe dane osobowe oraz sposobów ich przechowywania.
- Informacje dotyczące członków w wieku 18 lat i starszych nie są przekazywane ich rodzicom.
- Dostęp do portalu wakacyjnego i sekcji „Moje strony“ jest możliwy wyłącznie za pomocą e-ID lub Íslykill.
- Przeprowadzono kontrolę pomieszczeń związku zawodowego Bárún, w wyniku której dostęp do miejsc pracy został zamknięty na klucz. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby, które z nimi pracują. Pracownicy mają dostęp do zamykanych szafek przeznaczonych do przechowywania poufnych informacji.
- Informacje wrażliwe są przechowywane na oddzielnym dysku z kontrolą dostępu. Dostęp do informacji jest ograniczony, dzięki czemu pracownicy mają dostęp wyłącznie do tych informacji, które są niezbędne do wykonywania ich obowiązków.
- Dostęp do systemu stowarzyszenia Bárður, jego związku zawodowego oraz informacji dotyczących wniosków o środki z jego funduszy jest ograniczony w celu zapewnienia maksymalnej ochrony danych osobowych zarejestrowanych osób. Dostęp do tych informacji mają wyłącznie ci pracownicy, którzy potrzebują dostępu do konkretnych danych dotyczących zarejestrowanej osoby w celu wykonywania swoich obowiązków w imieniu związku zawodowego.
Naruszenie bezpieczeństwa w Bárún, związek zawodowy
Związek zawodowy Báran ma prawny obowiązek niezwłocznego zgłoszenia każdego naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych, które stanowi wysokie ryzyko dla osoby fizycznej. Naruszenie bezpieczeństwa to zdarzenie, które prowadzi do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, zmiany, ujawnienia lub uzyskania dostępu do danych osobowych.
Należy pamiętać, że każda osoba ponosi odpowiedzialność za wszelkie dane osobowe, takie jak imię i nazwisko, numer ubezpieczenia społecznego oraz zdjęcie, które zdecyduje się udostępnić na forum publicznym, na przykład na stronie związku zawodowego Bárún na Facebooku.
Inspektor ochrony danych w firmie Bárunnar
Z inspektorem ochrony danych można skontaktować się, wysyłając wiadomość e-mail na adres baran@baran.is z napisem „Inspektor ochrony danych“.
Inspektor ochrony danych w firmie czuwa nad przestrzeganiem przepisów ustawowych i wykonawczych dotyczących ochrony danych oraz przetwarzania danych osobowych. Inspektor ochrony danych przyjmuje zapytania od osób, których dane są przetwarzane przez firmę, oraz udziela im porad dotyczących ochrony danych. Inspektor ochrony danych prowadzi szkolenia dla pracowników z zakresu przepisów dotyczących ochrony danych, doradza pracownikom w kwestiach związanych z ochroną danych w razie pojawienia się problemów, przeprowadza audyty oraz rozstrzyga spory dotyczące ochrony danych.
Inspektor ochrony danych w firmie pełni funkcję osoby kontaktowej dla Urzędu Komisarza ds. Informacji.
Kto ma dostęp do informacji dotyczących związku zawodowego „Báran”?
Każda osoba ma prawo do uzyskania określonych informacji na swój temat, które są przechowywane przez firmę.
Informacje te można uzyskać, kontaktując się ze stowarzyszeniem pod adresem baran@baran.is lub dostarczyć go do biura stowarzyszenia w godzinach pracy. Przy składaniu wniosku należy okazać oficjalny dokument tożsamości ze zdjęciem. Wnioski o dostęp do własnych danych osobowych nie są przyjmowane pocztą, pocztą elektroniczną ani telefonicznie. Środki te są konieczne, aby zapewnić, że dane osobowe zostaną ujawnione wyłącznie osobie, której dane dotyczą. Dołożymy wszelkich starań, aby udostępnić dane w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku.
Jeśli osoba fizyczna uważa, że dane są niedokładne lub nieprawidłowe, może zażądać ich sprostowania lub usunięcia, o ile nie istnieje prawny obowiązek ich przechowywania. Osoba fizyczna ma również prawo zażądać informacji na temat celu, w jakim dane są wykorzystywane, tego, czy są one ujawniane stronom trzecim, a jeśli tak, to komu, skąd pochodzą oraz jak długo firma zamierza je przechowywać. W pewnych okolicznościach osoba fizyczna może również mieć prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych oraz do żądania ograniczenia ich przetwarzania.
W następujących przypadkach osoba, której dane dotyczą, może zwrócić się z wnioskiem o ograniczenie przetwarzania danych osobowych:
- Jeżeli osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych, przetwarzanie tych danych zostaje ograniczone do czasu, aż administrator będzie miał możliwość zweryfikowania ich prawidłowości.
- Gdy przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych i zamiast tego wnioskuje o ograniczenie ich wykorzystywania.
- Gdy związek zawodowy nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich do dochodzenia, podtrzymywania lub obrony roszczeń prawnych,
- Jeżeli zarejestrowana strona zgłosi sprzeciw wobec przetwarzania danych, przetwarzanie to zostanie ograniczone do czasu ustalenia, czy interesy związku zawodowego mają pierwszeństwo przed uzasadnionymi interesami zarejestrowanej strony.
Kierownik
Urząd Ochrony Danych osobowych sprawuje nadzór nad stosowaniem ustawy o danych osobowych, rozporządzeń oraz szczegółowych przepisów ustawowych dotyczących przetwarzania danych osobowych. W przypadku sporu dotyczącego przetwarzania danych osobowych skargę można złożyć do Urzędu Ochrony Danych osobowych, wysyłając wiadomość e-mail na adres postur@personuvernd.is Informacje dotyczące ochrony danych osobowych można znaleźć na stronie internetowej organizacji pod adresem www.Ochrona danych osobowych
Zaktualizowano 4 grudnia 2023 r.